Implementatiescan: van vrijblijvend experimenteren naar succesvol implementeren

Experimenteren met technologie in zorg en welzijn gebeurt dagelijks, maar de uiteindelijke stap naar implementatie lukt vaak niet. Dit heeft verschillende redenen, zoals onvoldoende budget, maar nog vaker mist de kennis over hoe de organisatie deze stap daadwerkelijk maakt. In opdracht van de Zorgalliantie ontwikkelden onderzoekers van het Kenniscentrum Publieke Zaak en het Lectoraat Innovatie in de Care van de HAN de implementatiescan. “Hiermee laat je innovaties beter landen in de organisatie”, vertelt Tijn Gerrits, projectcoördinator Zorgtechnologie bij Driestroom.

Driestroom is een zorgorganisatie voor mensen met een beperking en is samen met zorgorganisaties BrabantZorg en Malderburch vanaf het begin betrokken bij de implementatiescan. De onderzoekers vonden het belangrijk dat naast een literatuurstudie, ook praktijkervaring werd ingebracht om de scan te ontwikkelen. Tijn Gerrits was al bekend bij de Zorgalliantie door zijn deelname aan het project Tinybots en wilde graag meedenken. De enthousiaste ambassadeur van zorgtechnologie vertelt: “Het is heel sterk dat de implementatiescan met het werkveld is ontwikkelt, waardoor het ook meteen toepasbaar is. We doen het met elkaar en voor elkaar. Ik waardeer de samenwerking.”

Succesvolle inbedding technologie
Waarom juist Driestroom is betrokken, komt volgens Gerrits doordat ze al betrokken zijn bij de Zorgalliantie en het een vrij regelarme organisatie is. “Experimenteren zorgorganisaties in het algemeen goed af, dat is meer vrijblijvend met weinig kaders. Daar moet je ook geen kaders plaatsen. Maar als je een innovatie wilt inbedden in werkprocessen, komt er meer bij kijken. Een businesscase schrijven. Om naast de kwalitatieve baten die uit een pilot blijken, ook te kijken naar wat mensen nodig hebben om er structureel mee te werken. Structurele financiering regelen, dus niet op basis van subsidie, is lastig.”

Daarom is de implementatiescan bedacht. Een digitaal hulpmiddel, zodat al in de experimenteerfase nagedacht wordt over alles wat bij een succesvolle inbedding van de technologie komt kijken. Aan het einde van de scan volgt een overzicht van aanbevelingen.

Aandachtspunten blended behandelen
Bij Driestroom is de implementatiescan getest met het project rondom blended behandelen, een combinatie van digitaal en fysieke behandelen. Daarvoor willen ze de stap maken naar een digitaal behandelplatform. De projectgroep bestond naast Gerrits en een medewerker van ICT, ook uit de mensen die er uiteindelijk mee gaan werken. Want zoals Gerrits benadrukt: “De eindgebruiker staat centraal. Als zij de technologie niets vinden, dan gebruiken ze het niet.”

Daarom zijn ook de hoofdbehandelaar en een behandelaar betrokken en vulden ook zij de implementatiescan in. “Een aantal vragen ging over ICT. Heel relevant voor onze technische collega, maar de hoofdbehandelaar kon daar niets mee. Dat hoeft ook niet, je gaat achteraf in gesprek over de uitkomsten. Het invullen van de volledige lijst maakt iedereen wel bewust van alle stappen in het proces en daardoor ontstaat er meer begrip voor de aandachtspunten.” Wel gaven betrokken aan dat het een flinke tijdsinvestering is, maar Gerrits ziet de meerwaarde zeker. Door alles in kaart te brengen, zie je snel aan welke punten je nog moet werken.

Implementatiescan gebruiken voor projectplan
Hij ziet dan ook kansen voor een nieuw vraagstuk die onlangs op Gerrits pad kwam over slaapproblemen bij cliënten met een licht verstandelijke beperking. “Het idee is om te experimenteren met een slaapkussen die rustige ademhaling nabootst en stimuleert.” Vaak hebben bestuurders in een vroeg stadium al behoefte om te weten wat het gaat opleveren, terwijl de kosten en baten nog moeilijk meetbaar zijn. “Bij het schrijven van het projectplan helpt de eerder opgedane kennis uit de scan ook al om alle vragen te ondervangen. Je hebt dan nog niet de kosten in beeld, maar kan wel kijken naar wanneer een project succesvol is. Soms zijn risico’s of vraagstukken project overstijgend. Ze zijn verbonden aan de cultuur of kennis van een organisatie. Als je daar middels een scan bewust van wordt gemaakt, helpt dit je bij de start van nieuwe projecten.” Een van de punten die Gerrits altijd als succesfactor heeft is: lost het de vraag op die de client of opdrachtgever heeft? Pas dan doen we ook daadwerkelijk onderzoek en maak je het plan.

Gerrits geeft een voorbeeld over de website ABCDate, waarmee mensen met een verstandelijke beperking veilig kunnen daten. “Het was vooraf onduidelijk wat het ons zou opleveren, dus hebben we een pilot gestart waar we als belangrijkste punt hadden het minimaal aantal gebruikers, zodat de kosten opwogen tegen de baten.” Nu zijn er 57 gebruikers en gaat Driestroom nog een jaar verder.

Controlemiddel
De scan werkt ook als controlemiddel achteraf, om huidige projecten langs de meetlat te leggen. De vragen uit de implementatiescan zijn inmiddels ‘top-of-mind’ bij Gerrits. Hij ziet dan ook zeker meer technologie geïmplementeerd worden de komende jaren. Hij kijkt er in ieder geval naar uit. Met zijn zorginhoudelijke achtergrond als woonbegeleider en zijn voorliefde voor technologie en innovatie zit hij helemaal op de juiste plek om dit te gaan ontdekken. “Dit is mijn droombaan”, zegt Gerrits enthousiast.

>> Heb je interesse in de implementatiescan? Neem dan contact op met Jonathan van Deutekom.